Préparer les séances du conseil
Une séance satisfaisante tient entre autres à sa bonne préparation.
La préparation d’une séance se fait habituellement en bureau du conseil[1].
Le bureau se réunit une dizaine de jours avant la date de la prochaine séance du conseil pour établir l’ordre du jour de la séance.
Un échéancier annuel des événements marquants et activités principales du lieu d’Église ainsi que l’échéancier des délais statutaires de l’EERV sont des outils indispensables pour planifier le contenu des séances. Il s’agit de placer les thèmes nécessitant une discussion et une décision par le conseil suffisamment à l’avance, de manière à ce que les collaborateurs et collaboratrices, ministres et laïcs, aient le temps requis pour leur mise en œuvre.
Outre l’ordre du jour de la séance, le bureau se soucie de réunir toute l’information nécessaire ou la documentation utile pour discuter les thèmes et permettre au conseil de se déterminer. Il peut s’agir du rapport d’un groupe de travail, de reflets d’expériences similaires faites ailleurs, de l’évaluation d’une activité vécue précédemment. Il est nécessaire de suivre la vie régionale et cantonale en donnant la parole aux délégué·e·s mais aussi en diffusant les différents comptes rendus disponibles. Le bureau peut également demander aux ministres de préparer une courte réflexion montrant les enjeux théologiques du thème qui sera abordé.
EERV.fl@sh est la communication institutionnelle de l’EERV. Il est bon de relever à chaque conseil les points importants communiqués.
Le bureau désigne également le conseiller ou la conseillère responsable du moment de recueillement et de prière.
L’ordre du jour mis par écrit ainsi que les éventuels documents à lire sont envoyés aux conseillers·ères environ une semaine avant la séance.
Une séance de conseil n’est pas le lieu de réactions à chaud sur un mode spontané. Au conseil, on partage ses réflexions, on use de discernement, on prend des décisions en connaissance de cause. C’est pourquoi il est important que les conseillers·ères aient du temps pour se préparer par la réflexion, la lecture et la prière.
Construire l’ordre du jour
Le ou la président·e, avec le bureau du conseil, doit veiller à l’équilibre du contenu des séances. En effet, la pente naturelle consiste à passer la majeure partie du temps à régler des questions administratives ou concrètes d’organisation, au détriment de questions plus théologiques ou spirituelles.
Ce déséquilibre est souvent lié au fait que l’on se sent plus à l’aise ou plus compétent dans les fonctions concrètes d’un conseil que dans les domaines qui relèvent de la spiritualité ou du témoignage de l’Évangile. En réalité les questions matérielles ne sont d’ailleurs pas dépourvues de sens, car elles sont la traduction concrète de la manière dont l’Église fait des choix et s’implique dans la société. Il est important de verbaliser les enjeux et revenir constamment à la question de la vision, de la mission et de la stratégie.
Les ministres avec leurs compétences et connaissances spécifiques seront alors sollicités pour des apports théologiques qui nourriront les réflexions et les débats.
Conduite des réunions
Conduire une réunion, animer une séance de conseil est un art à double facette. D’abord il s’agit d’être attentif, à l’intérieur du conseil et pendant les séances, à la place et au rôle de chacun de ses membres.
Même si la foi chrétienne est ce qui relie les conseillers, la diversité des personnes est souvent très marquée : c’est à la fois une richesse et une difficulté. Chacun a sa sensibilité. Chacun exprime ses aspirations et ses engagements dans des registres différents.
Dans les séances, il y a ceux qui se taisent et dont les apports pourraient être intéressants. Il y a ceux qui prennent beaucoup la parole et parfois dominent la discussion, voire le groupe.
Le président doit s’assurer que chacun est à l’aise et que les compétences et les apports de chacun soient intégrés au mieux. Il doit porter une attention particulière au climat de travail de l’équipe.
Ensuite, le président doit veiller aux contenus des séances avec un souci d’efficacité. Il doit aussi savoir gérer le temps à disposition dans les séances, et faire en sorte qu’elles se terminent à l’heure annoncée.
Pour qu’une discussion ne soit pas vaine, il faut aboutir à une conclusion et quand le sujet s’y prête à une décision et il faut que cette décision soit effectivement suivie d’effets.
En général, dans les conseils, les décisions sont prises par consentement. Cette manière de procéder prend du temps et implique une méthode particulière. Entre un style de présidence trop directif et autoritaire, qui peut provoquer le désinvestissement des conseillers, et le laisser-aller, qui rend la rencontre molle et sans intérêt il y a un juste milieu à trouver.
L’important c’est de rester ouvert au niveau du contenu pour que chaque opinion puisse s’exprimer, être suffisamment ferme sur la forme pour garder le cap de l’ordre du jour et des objectifs à atteindre, savoir écouter les apports de chacun et aider le conseil à cerner ses conclusions.
Le président peut déléguer l’animation de certaines séances ou points à l’ordre du jour à son vice-président ou à un autre membre du conseil.
