La première responsabilité de tout conseil est d’élire son bureau. Il sera composé du président ou la présidente, du ou de la secrétaire, d’un ministre (s’il y en a un ou une) et du ou de la trésorier, trésorière[1] .
Le bureau prépare les séances du conseil. Il établit l’ordre du jour de la séance suivante qui est transmis par écrit aux membres du conseil environ une semaine avant la séance.
Il existe ensuite différentes manières d’organiser le travail du conseil et l’engagement des conseillers et conseillères.
[1] Article 26 RE : Le conseil paroissial désigne en son sein un président, un vice-président, ainsi qu’un secrétaire et un trésorier. Ces fonctions ne peuvent être confiées ni à un ministre, ni à un animateur d’Église, ni à un membre du conseil âgé de moins de dix-huit ans. Le président et le vice-président, ou l’un des deux avec le secrétaire ou le trésorier, engagent la paroisse par leur signature collective à deux.
Dicastères :
On nomme ainsi une activité permanente du lieu d’Église[1] dont un conseiller ou une conseillère est le ou la répondant·e au conseil (exemple de dicastères : cultes, activités liées à l’enfance, travail avec les aînés, Terre Nouvelle). Etre responsable d’un dicastère implique de se tenir au courant de l’activité, d’être en relation avec les bénévoles actifs sur le terrain et, d’entente avec eux, de relayer au conseil leurs demandes, informations et préoccupations. En relation avec son dicastère, le ou la conseiller, conseillère assure le cas échéant le relais avec les autres acteurs ou actrices au niveau régional ou cantonal.
Il est confortable pour un conseiller, une conseillère responsable d’un dicastère de disposer d’un mandat écrit qui dessine les grandes lignes de cet engagement, voire les tâches qu’il comporte et parfois aussi une date de fin de mandat.
Un dicastère est proposé à un conseiller, une conseillère en fonction de ses intérêts et de ses compétences. Parfois, « hériter» d’un dicastère, auquel on n’aurait pas pensé à première vue, permet de développer des talents inattendus et de découvrir un nouvel aspect de l’engagement de l’Église.
[2] Ici les exemples sont surtout paroissiaux mais chaque lieu d’Église saura faire des parallèles avec sa réalité
Groupes de travail (permanents et engagements selon les activités)
Un groupe de travail permanent réunit un ou deux conseillers, conseillères avec des bénévoles hors conseil pour l’organisation d’une activité régulière.
Exemple : le groupe de travail permanent « culte » peut être responsable de la réflexion sur les évolutions à mettre en place et le style de chants (en lien avec l’organiste), l’animation du groupe de lecteurs, la décoration…
Un groupe de travail ponctuel pour une activité particulière est formé selon le même principe. Il ne s’occupe pas nécessairement de la réalisation d’un événement particulier (fête, voyage, camps d’enfants, etc.) mais de sa conception et de son organisation. Le ou les conseillers, conseillères membres du groupe relaient les informations, projets, demandes au conseil.
Là aussi il est confortable pour les groupes de travail permanents ou ponctuels d’avoir du conseil un mandat et des compétences déléguées (p. ex. budget à disposition).
Engagement par objectifs
Lors de sa retraite annuelle par exemple, le conseil décide de porter un effort particulier dans un ou deux secteurs. Il formule ses projets en termes d’objectifs qui décrivent les résultats escomptés et se donne les moyens de les réaliser.
On distingue les tâches d’élaboration, d’organisation, de contacts ou de suivi… Un mandat écrit, adopté en conseil, définit les objectifs et le cadre du projet (envergure, budget, délais…). Chaque conseiller peut alors se situer : choisir dans quelle activité il souhaite s’investir, dire où il se sent à l’aise et comment il a l’habitude de travailler et de collaborer.
On veille ensemble à une répartition équitable des tâches qui tient compte des possibilités de chacun. Le suivi des activités courantes du lieu d’Eglise et les affaires à traiter en cours d’année se font dans les séances habituelles du conseil ou du bureau.
